Microsoft Access adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk membuat basis data. Database MS Access menyimpan data dalam tabel dan dapat eksis sebagai satu file yang memungkinkan penyimpanan dan pengambilan data dasar. Setiap file basis data terdiri dari objek-objek termasuk tabel, kueri, formulir, dan laporan.
Meskipun ada 4 jenis objek database di Access, tabel bisa dibilang yang paling penting. Bahkan ketika Anda menggunakan formulir, kueri, dan laporan, Anda masih bekerja dengan tabel karena di situlah semua data Anda disimpan. Tabel adalah jantung dari basis data apa pun, jadi penting untuk memahami cara menggunakannya.
Dalam pelajaran ini, Anda akan belajar cara membuka tabel, membuat dan mengedit catatan, dan memodifikasi tampilan tabel Anda agar lebih nyaman dilihat dan digunakan.
Jika Anda ingin mengikuti, Silahkan mendownload contoh database Access 2013 ini. Anda harus menginstal Access 2013 di komputer Anda untuk membuka contoh.
Dasar-dasar tabel
Untuk membuka tabel yang ada:
1. Buka database Anda, dan cari panel Navigasi.
2. Di panel Navigasi, cari tabel yang ingin Anda buka. Tabel ditandai dengan ikon spreadsheet.
3. Klik kanan pada tabel yang diinginkan dan pilih Open. Maka akan terbuka dan muncul sebagai tab di bilah Tab Dokumen.
![]() |
Membuka Tabel |
Semua tabel terdiri dari baris horizontal dan kolom vertikal, dengan persegi panjang kecil yang disebut sel di tempat baris dan kolom berpotongan. Di Access, baris dan kolom disebut sebagai catatan dan bidang atau records dan fields.
![]() |
Memahami records dan fields |
![]() |
Field Name /Nama Bidang |
![]() |
Record Id Number |
Memasukkan data ke dalam tabel di Access mirip dengan memasukkan data di Excel. Untuk bekerja dengan catatan, Anda harus memasukkan data ke dalam sel.
Untuk menambahkan catatan/Records baru:
Ada tiga cara untuk menambahkan catatan baru ke tabel:
1. Di grup Records di tab Home, klik perintah New.
![]() |
Menambahkan catatan baru ke tabel melalui Tab Home |
![]() |
Menambahkan catatan baru ke tabel melalui Record Navigation bar |
![]() |
Menambahkan catatan baru ke tabel Langsung mengetik di baris di bawah catatan/record |
Biasanya ketika Anda memasukkan informasi ke dalam Record/catatan, sebuah jendela akan muncul untuk memberi tahu Anda bahwa informasi yang Anda masukkan tidak valid. Ini berarti bidang yang Anda kerjakan memiliki aturan validasi, yang merupakan aturan tentang tipe data yang bisa muncul di bidang itu. Klik OK, lalu ikuti instruksi di jendela pop-up untuk memasukkan kembali data Anda.Untuk menyimpan catatan:
Akses dirancang untuk menyimpan catatan secara otomatis. Setelah Anda memasukkan catatan, Anda bisa memilih catatan yang berbeda atau menutup objek, dan Access akan menyimpan catatan. Namun, dalam situasi tertentu Anda mungkin ingin menyimpan catatan secara manual. Misalnya, jika Anda perlu mengedit catatan yang ada, Anda dapat menyimpan catatan untuk memastikan perubahan Anda disimpan.
Pada tab Home, di Group Record Klik perintah Save.
![]() |
Menyimpan Record/catatan |
Untuk mengedit dengan cepat data apa pun di dalam tabel, Anda dapat mengkliknya dan mengetikkan pengeditan. Namun, Access menawarkan Anda kemampuan untuk menemukan dan mengganti kata dalam banyak catatan dan menghapus seluruh catatan.
Untuk mengganti kata dalam catatan:
Anda dapat mengedit beberapa kemunculan kata yang sama dengan menggunakan fungsi Find and Replace (Temukan dan Ganti), yang otomatis mencari istilah dan menggantinya dengan istilah lain.
1. Pada Tab Home, dan cari grup Find. Pilih perintah Replace. Maka kotak dialog Find and Replace akan akan muncul.
2. Di bidang Find What:, ketikkan kata yang ingin Anda temukan, kemudian di bidang Replace With: ketikkan kata yang ingin Anda ganti dengan kata aslinya. Dalam contoh ini, kita akan menemukan contoh kata Biaya dan menggantinya dengan Dana.
![]() |
Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace |
- Current Field: untuk membatasi pencarian Anda ke bidang yang saat ini dipilih.
- Pilih Current Document untuk mencari dalam seluruh tabel
![]() |
Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace |
- Pilih Any Part of Field untuk mencari istilah pencarian Anda di bagian mana pun dari sel.
- Pilih Whole Field untuk mencari sel yang cocok dengan istilah pencarian Anda secara tepat.
- Pilih Beginning of Field untuk mencari hanya sel yang dimulai dengan istilah pencarian Anda.
![]() |
Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace |
5. Selanjutnya, lakukan salah satu dari hal berikut ini:
![]() |
Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace |
- Klik Find Next, untuk berpindah ke teks berikutnya yang ditemukan.
- Klik Replace, untuk mengganti teks yang ditemukan. "Cara ini berfungsi untuk mengganti teks satu persatu dan jumlah teks yang ingin diganti tidak banyak".
- Klik Replace All, untuk mengganti semua teks yang ditemukan tersebut.
Menghapus catatan:
Pilih seluruh catatan dengan mengeklik batas abu-abu di sisi kiri catatan.
Pilih tab Home dan pada grup Records. Klik perintah Delete. Kotak dialog akan muncul. Klik Yes.
![]() |
Menghapus Records/catatan |
Catatan akan dihapus secara permanen!.
Silahkan masukan komentar Anda disini, dan Klik Emoticon untuk menambah emoji.. :D
EmoticonEmoticon