Cara Bekerja dengan Tabel di Microsoft Access (Memodifikasi tampilan tabel)

Microsoft Access adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk membuat basis data. Database MS Access menyimpan data dalam tabel dan dapat eksis sebagai satu file yang memungkinkan penyimpanan dan pengambilan data dasar. Setiap file basis data terdiri dari objek-objek termasuk tabel, kueri, formulir, dan laporan.

Meskipun ada 4 jenis objek database di Access, tabel bisa dibilang yang paling penting. Bahkan ketika Anda menggunakan formulir, kueri, dan laporan, Anda masih bekerja dengan tabel karena di situlah semua data Anda disimpan. Tabel adalah jantung dari basis data apa pun, jadi penting untuk memahami cara menggunakannya.

Dalam pelajaran ini, Anda akan belajar cara membuka tabel, membuat dan mengedit catatan, dan memodifikasi tampilan tabel Anda agar lebih nyaman dilihat dan digunakan.

Jika Anda ingin mengikuti, Silahkan mendownload contoh database Access 2013 ini. Anda harus menginstal Access 2013 di komputer Anda untuk membuka contoh.

Silahkan Baca juga Cara Membuat Tabel dan Memahami Jenis Data di Access

Dasar-dasar tabel

Membuka Tabel

Untuk membuka tabel yang ada:

1. Buka database Anda, dan cari panel Navigasi.

2. Di panel Navigasi, cari tabel yang ingin Anda buka. Tabel ditandai dengan ikon spreadsheet.

3. Klik kanan pada tabel yang diinginkan dan pilih Open. Maka akan terbuka dan muncul sebagai tab di bilah Tab Dokumen.

Membuka Tabel

Memahami tabel
Semua tabel terdiri dari baris horizontal dan kolom vertikal, dengan persegi panjang kecil yang disebut sel di tempat baris dan kolom berpotongan. Di Access, baris dan kolom disebut sebagai catatan dan bidang atau  records dan fields.

Memahami records dan fields

Record adalah cara mengatur informasi berdasarkan jenis. Dan anggaplah nama bidang (Fiel name) sebagai pertanyaan dan setiap sel di dalam bidang itu sebagai respons terhadap pertanyaan itu.

Field Name /Nama Bidang

Record/Catatan adalah satu unit informasi. Setiap sel pada baris tertentu adalah bagian dari catatan baris itu. Setiap catatan memiliki nomor ID sendiri. Dalam sebuah tabel, setiap nomor ID unik untuk catatannya dan merujuk ke semua informasi dalam catatan itu. Nomor ID untuk catatan tidak dapat diubah.

Record Id Number

Sedangkan setiap sel data di tabel Anda adalah bagian dari bidang dan catatan. Misalnya, jika Anda memiliki daftar nama dan informasi kontak, setiap orang akan diwakili oleh catatan, dan setiap informasi tentang setiap orang — nama, nomor telepon, alamat, dan sebagainya ini akan dimuat / ditampung dalam bidang yang berbeda pada baris catatan itu.

Menambahkan catatan dan memasukkan data

Memasukkan data ke dalam tabel di Access mirip dengan memasukkan data di Excel. Untuk bekerja dengan catatan, Anda harus memasukkan data ke dalam sel.

Untuk menambahkan catatan/Records baru:
Ada tiga cara untuk menambahkan catatan baru ke tabel:
1. Di grup Records di tab Home, klik perintah New.

Menambahkan catatan baru ke tabel melalui Tab Home

2. Pada bilah Record Navigation bar di bagian bawah jendela, klik tombol New record.

Menambahkan catatan baru ke tabel melalui Record Navigation bar

3. Langsung mengetik di baris di bawah catatan/record terakhir yang ditambahkan.

Menambahkan catatan baru ke tabel  Langsung mengetik di baris di bawah catatan/record

Biasanya ketika Anda memasukkan informasi ke dalam Record/catatan, sebuah jendela akan muncul untuk memberi tahu Anda bahwa informasi yang Anda masukkan tidak valid. Ini berarti bidang yang Anda kerjakan memiliki aturan validasi, yang merupakan aturan tentang tipe data yang bisa muncul di bidang itu. Klik OK, lalu ikuti instruksi di jendela pop-up untuk memasukkan kembali data Anda.

Records/catatan

Untuk menyimpan catatan:
Akses dirancang untuk menyimpan catatan secara otomatis. Setelah Anda memasukkan catatan, Anda bisa memilih catatan yang berbeda atau menutup objek, dan Access akan menyimpan catatan. Namun, dalam situasi tertentu Anda mungkin ingin menyimpan catatan secara manual. Misalnya, jika Anda perlu mengedit catatan yang ada, Anda dapat menyimpan catatan untuk memastikan perubahan Anda disimpan.

Pada tab Home, di Group Record Klik perintah Save.

Menyimpan Record/catatan

Mengedit Record
Untuk mengedit dengan cepat data apa pun di dalam tabel, Anda dapat mengkliknya dan mengetikkan pengeditan. Namun, Access menawarkan Anda kemampuan untuk menemukan dan mengganti kata dalam banyak catatan dan menghapus seluruh catatan.

Untuk mengganti kata dalam catatan:
Anda dapat mengedit beberapa kemunculan kata yang sama dengan menggunakan fungsi Find and Replace (Temukan dan Ganti), yang otomatis mencari istilah dan menggantinya dengan istilah lain.

1. Pada Tab Home, dan cari grup Find. Pilih perintah Replace. Maka kotak dialog Find and Replace akan akan muncul.

2. Di bidang Find What:, ketikkan kata yang ingin Anda temukan, kemudian di bidang Replace With: ketikkan kata yang ingin Anda ganti dengan kata aslinya. Dalam contoh ini, kita akan menemukan contoh kata Biaya dan menggantinya dengan Dana.

Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace

3. Pilihan Look In:: pilih-turun untuk memilih area yang ingin Anda cari.

• Current Field: untuk membatasi pencarian Anda ke bidang yang saat ini dipilih.
• Pilih Current Document untuk mencari dalam seluruh tabel

Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace

4. Pilihan Match: untuk memilih seberapa dekat Anda ingin hasil sesuai dengan pencarian Anda.

• Pilih  Any Part of Field untuk mencari istilah pencarian Anda di bagian mana pun dari sel.
• Pilih Whole Field  untuk mencari sel yang cocok dengan istilah pencarian Anda secara tepat.
• Pilih Beginning of Field untuk mencari hanya sel yang dimulai dengan istilah pencarian Anda.

Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace

5. Selanjutnya, lakukan salah satu dari hal berikut ini:

Mengganti kata dalam catatan menggunakan fungsi Find and Replace

• Klik Find Next, untuk berpindah ke teks berikutnya yang ditemukan.
• Klik Replace, untuk mengganti teks yang ditemukan. "Cara ini berfungsi untuk mengganti teks satu persatu dan jumlah teks yang ingin diganti tidak banyak".
• Klik Replace All, untuk mengganti semua teks yang ditemukan tersebut.

Menghapus catatan:

Pilih seluruh catatan dengan mengeklik batas abu-abu di sisi kiri catatan.

Pilih tab Home dan pada grup Records. Klik perintah Delete. Kotak dialog akan muncul. Klik Yes.

Menghapus Records/catatan

Catatan akan dihapus secara permanen!.